Zásadný rozdiel medzi zamestnancom a osobou spolupracujúcou s organizáciou na základe zmluvy spočíva v povahe ich vzťahu, miere samostatnosti a v existencii závislej práce. 

KTO JE ZAMESTNANEC 

Zamestnanec je osoba, ktorá pre občianske združenie vykonáva závislú prácu. Táto práca je charakteristická tým, že sa realizuje vo vzťahu nadriadenosti zamestnávateľa a podriadenosti zamestnanca. Zamestnanec ju musí vykonávať osobne, podľa pokynov a inštrukcií zamestnávateľa a v jeho mene, pričom mu zamestnávateľ zväčša určuje priestory výkonu práce a prideľuje potrebné vybavenie na výkon práce. 

Ak charakter práce napĺňa tieto znaky, je povinnosťou združenia: 

• uzatvoriť so zamestnancom pracovnú zmluvu alebo vo výnimočných prípadoch niektorú z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, 
• prihlásiť zamestnanca do Sociálnej poisťovne a príslušnej zdravotnej poisťovne, 
• poskytovať mu mzdu, dovolenku a vyplácať ďalšie zákonné nároky, ako sú príplatky za prácu nadčas, prácu cez sviatky či príspevok na stravovanie. 

Ak by združenie tieto povinnosti obišlo, vystavuje sa riziku prísnych sankcií za nelegálne zamestnávanie vrátane finančných pokút až do výšky 200 000 eur, povinnosti doplatiť mzdu, odvody a dane, prípadne aj zrušenia živnostenského oprávnenia, ak združenie toto oprávnenie má. 

EXTERNÁ SPOLUPRÁCA

Na rozdiel od zamestnanca, spolupracujúca osoba na základe zmluvy nevykonáva závislú prácu a nevzťahujú sa na ňu ochranné inštitúty pracovného práva (ako napríklad výpovedná doba, dovolenka alebo príplatky). 

Pri spolupracujúcich osobách rozlišujeme 2 základné situácie: 

1. obchodnoprávny vzťah medzi združením a podnikateľom, keď podnikateľ (napríklad živnostník, jednoosobová s. r. o. a pod.) poskytuje svoje služby združeniu;
2. občianskoprávny vzťah medzi osobou, ktorá nepodniká a poskytne združeniu iba občasné a výnimočné práce. 

Základným rozlišovacím znakom je to, že v prvom prípade ide o podnikanie spolupracujúcej osoby. Inými slovami, podnikateľ vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť dodá združeniu za odmenu určité služby, pričom samotný priebeh práce si riadi sám a zodpovedá (len) za konečný výsledok. Takýto podnikateľ musí mať príslušné oprávnenie podnikať, t. j. živnosť alebo povolenie. Príkladom je situácia, keď občianske združenie uzavrie zmluvu s marketingovou firmou, ktorá pripraví pre združenie mediálnu kampaň.  

Pri občianskoprávnom vzťahu naopak nesmie ísť o podnikanie na strane spolupracujúcej osoby, pretože tento režim je určený výlučne na občasné a výnimočné práce. Pre správne rozlíšenie týchto dvoch foriem spolupráce je kľúčová definícia podnikania, ktoré sa chápe ako sústavná činnosť vykonávaná samostatne podnikateľom vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť za účelom dosiahnutia zisku. Ak teda činnosť spolupracujúcej osoby spĺňa všetky tieto znaky, ide o podnikanie a jej vzťah so združením má jednoznačne obchodnoprávny charakter. Situácia, keď nepôjde o podnikanie, nastáva napríklad vtedy, ak sa osoba zaviaže pripraviť pre združenie webovú stránku, pričom túto službu bežne neposkytuje iným osobám.

Pri spolupráci s fyzickými osobami prichádzajú do úvahy tri základné právne režimy: pracovnoprávny, obchodnoprávny a občianskoprávny. Okrem nich sa vo verejnoprospešnom sektore často využíva aj dobrovoľníctvo. Kľúčové je vždy správne posúdiť povahu vykonávanej činnosti, pretože od toho sa ďalej odvíjajú typ zmluvy, ako aj daňové a odvodové povinnosti. 

PRACOVNOPRÁVNY REŽIM

Ak fyzická osoba pracuje vo vzťahu podriadenosti, podľa pokynov zamestnávateľa, a s jeho prostriedkami – ide o pracovnoprávny vzťah. Uzatvára sa štandardná pracovná zmluva alebo, ak ide o prácu menšieho rozsahu, niektorá z dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru (dohoda o vykonaní práce, dohoda o pracovnej činnosti, dohoda o brigádnickej práci študentov). 

OBCHODNOPRÁVNY REŽIM

Ak osoba nepôsobí ako zamestnanec, ale ako samostatný dodávateľ, využíva sa obchodnoprávny alebo občianskoprávny režim. Deliacou čiarou medzi týmito dvoma režimami je skutočnosť, či fyzická osoba vykonáva túto činnosť ako podnikanie. Zákon definuje podnikanie ako sústavnú činnosť vykonávanú samostatne podnikateľom vo vlastnom mene a na vlastnú zodpovednosť za účelom dosiahnutia zisku. 

Ak činnosť fyzickej osoby napĺňa tieto znaky, ide o podnikanie a spolupráca má obchodnoprávny charakter. Fyzické osoby môžu podnikať vo viacerých formách, napríklad ako živnostníci, osoby vykonávajúce slobodné povolania (napríklad advokáti, umelci, architekti) alebo prostredníctvom obchodných spoločností (napríklad s. r. o.). 

OBČIANSKOPRÁVNY REŽIM

Občianskoprávny vzťah sa uplatní výlučne vtedy, ak spolupracujúcou osobou je „bežná“ fyzická osoba (nepodnikateľ) a jej činnosť nemá znaky podnikania. Musí ísť o jednorazové, občasné alebo výnimočné práce. Ak má osoba pôsobiť ako samostatný dodávateľ, typicky sa používajú občianskoprávne alebo obchodnoprávne zmluvy – najmä zmluva o dielo (keď ide o dodanie konkrétneho výsledku, napríklad projekt, text, web), príkazná či mandátna zmluva (pri dlhodobej činnosti alebo zastupovaní), prípadne zmluva o sprostredkovaní. 

Ak ide o pomoc bez nároku na odmenu, typicky v prospech verejnoprospešnej činnosti, uzatvára sa zmluva o dobrovoľníctve.

Živnostník je osoba, ktorá podniká na základe živnostenského oprávnenia. Spolupráca s ním sa zvyčajne zakladá zmluvou podľa Občianskeho alebo Obchodného zákonníka, pričom za poskytnuté služby vystavuje faktúru. Daňové povinnosti si živnostník vysporiadava samostatne. 

Umelec je podnikateľ, ktorý pri svojej činnosti využíva výsledky svojej tvorivej duševnej práce. Spolupráca sa zakladá rôznymi typmi zmlúv, napríklad zmluvou o umeleckom výkone alebo kúpnou zmluvou, v ktorej je zakomponovaná aj licencia (t. j. oprávnenie dielo použiť) a autorskou odmenou. Združenie je povinné zraziť z odmeny umelca zrážkovú daň, no s umelcom sa môže vopred písomne dohodnúť, že si príjem zdaní sám. 

Tieto osoby, t. j. živnostník aj umelec, sú preto povinné sa zaregistrovať u správcu dane a získať tak daňové identifikačné číslo (DIČ), čo im následne umožňuje plniť si svoje daňové povinnosti voči štátu. V prípade, že tieto osoby dosiahnu určitý obrat (50 000 eur resp. 62 500 eur) sú povinné sa registrovať sa aj pre účely dane z pridanej hodnoty (DPH). 

Ak občianske združenie nakupuje služby od platiteľov DPH, tieto služby sa prakticky „predražujú“, pretože dodávateľ k cene pripočíta príslušnú sadzbu DPH, no združenie si túto zaplatenú daň vo všeobecnosti už nemôže vyžiadať späť. 

Osoba bez živnostenského alebo iného oprávnenia môže pre združenie pracovať ako zamestnanec, dobrovoľník alebo jednorazovo či príležitostne poskytnúť službu na základe zmluvy. Len pri zamestnancovi je združenie povinné odvádzať za neho daň a odvody do Sociálnej poisťovne a príslušnej zdravotnej poisťovne.

Autorská zmluva slúži na právne ošetrenie vzťahu medzi autorom a občianskym združením, ktoré má záujem o vytvorenie alebo použitie tvorivého, jedinečného diela. Uzatvára sa najčastejšie v dvoch situáciách: buď pri objednaní vzniku nového diela na zákazku (napríklad písanie odborného textu, tvorba grafického vizuálu, loga či fotografií), alebo pri získavaní súhlasu na použitie už existujúceho diela. 

Podstatou zmluvy je presné vymedzenie licencie – teda akým spôsobom, na ako dlho a na akom území môže združenie dielo verejne šíriť alebo používať. Autorom diela vždy zostáva fyzická osoba, organizácia však získava právo s výsledkom jej tvorivej činnosti legálne nakladať. Zmluvu je kľúčové uzatvoriť pred začatím prác, aby sa predišlo sporom o autorstvo, rozsah práv alebo výšku odmeny. 

Dôležitou výnimkou, kedy organizácia nepotrebuje uzatvárať s autorom samostatnú autorskú zmluvu, je tzv. zamestnanecké dielo. Ide o situáciu, keď autor vytvorí dielo v rámci plnenia svojich pracovných povinností (napríklad zamestnanec navrhne grafické prvky kampane). V takomto prípade majetkové práva k dielu zo zákona automaticky vykonáva zamestnávateľ (združenie). To znamená, že združenie nemusí so zamestnancom podpisovať žiadnu licenčnú zmluvu a má automaticky právo dielo používať, upravovať, zverejniť, meniť či spájať s inými dielami bez toho, aby muselo žiadať o predchádzajúci súhlas autora.

Mandátna zmluva je nástroj, ktorým občianske združenie (mandant) oficiálne poveruje podnikateľa alebo odborníka (mandatára), aby v jeho mene a na jeho účet zariadil určitú obchodnú záležitosť alebo uskutočnil iné právne úkony. V praxi sa využíva najmä na delegovanie dlhodobejších úloh, ktoré vyžadujú zastupovanie navonok, ako je externé účtovníctvo, právna pomoc či riadenie grantových projektov. 

Mandatár je rovnocenným zmluvným partnerom, nie zamestnancom. Hoci sa pri zariaďovaní záležitosti riadi pokynmi združenia a koná v jeho záujme, nie je mu podriadený. Svoju činnosť vykonáva samostatne a nezávisle. 

V praxi sa niekedy tento model zneužíva na obchádzanie povinnosti uzatvoriť pracovnú zmluvu. Preto je nevyhnutné, aby skutočný výkon činnosti nenapĺňal znaky závislej práce. V opačnom prípade hrozí združeniu postih za nelegálne zamestnávanie. 

Mandatár je povinný postupovať pri zariaďovaní záležitosti s odbornou starostlivosťou a riadiť sa pokynmi združenia. Od týchto pokynov sa môže odchýliť len vtedy, ak je to v naliehavom záujme združenia a nemôže si včas vyžiadať jeho súhlas. Ďalej musí združenie priebežne informovať o stave vybavovania, odovzdať mu všetko, čo pri plnení zmluvy získal, a zachovávať mlčanlivosť. 

Mandant, t. j. združenie je v prvom rade povinné zaplatiť mandatárovi dohodnutú odplatu. Taktiež mu musí uhradiť všetky náklady, ktoré pri plnení úloh nevyhnutne alebo účelne vynaložil. Pokiaľ si výkon činnosti vyžaduje, aby mandatár konal v mene združenia navonok (napríklad komunikácia s úradmi či bankami), je združenie povinné udeliť mu aj písomné plnomocenstvo. Mandátna zmluva je tak ideálnym riešením vždy, keď organizácia potrebuje profesionálne a flexibilne zabezpečiť chod združenia bez toho, aby musela niekoho zamestnať, pričom si obe strany zachovávajú svoju nezávislosť.

Zmluvu o dielo je správne zvoliť vtedy, keď cieľom spolupráce nie je samotná činnosť, ale dodanie konkrétneho, vopred definovaného výsledku. Tento typ zmluvy je vhodný v situáciách, kde možno presne určiť finálny produkt, ako napríklad vytvorenie webstránky, spracovanie odbornej analýzy, grafický návrh loga či rekonštrukcia priestorov. Na rozdiel od iných vzťahov sa tu neplatí za čas strávený prácou, ale za prevzatie hotového a bezchybného diela v dohodnutom termíne. 

Zhotoviteľ v tomto prípade koná samostatne a plne zodpovedá za dosiahnutý výsledok podľa vopred dohodnutých kritérií. Táto zmluva je ideálna na jednorazové projekty, kde je možné jasne definovať moment ich ukončenia a odovzdania. Nevhodná je naopak pri bežnej administratívnej výpomoci alebo úlohách, ktoré majú charakter dlhodobej spolupráce. 

Zmluvu o dielo pozná Občiansky zákonník aj Obchodný zákonník. V prípade občianskeho združenia, ktoré nemá živnostenské oprávnenie, sa bude uzavretá zmluva o dielo spravovať Občianskym zákonníkom bez ohľadu na to, či je zhotoviteľom podnikateľ alebo fyzická osoba. Avšak zmluvné strany sa môžu písomne dohodnúť na tom, že sa ich zmluvný vzťah bude spravovať Obchodným zákonníkom. 

Ak občianske združenie získalo oprávnenie podnikať, zmluva o dielo sa bude spravovať Obchodným zákonníkom vtedy, ak bude uzavretá s iným podnikateľom a bude sa týkať práve „podnikateľskej“ činnosti združenia. 

Na to, aby bola zmluva platne uzavretá zmluvné strany sa musia zhodnúť minimálne na základných parametroch diela a cene.

Zhotoviteľ je povinný zhotoviť dielo riadne, včas a na vlastné nebezpečenstvo, pričom ak pred dokončením dôjde k jeho náhodnému zničeniu, je strata na zodpovednosti dodávateľa. 

Počas realizácie musí objednávateľa bezodkladne upozorniť na nevhodné pokyny, chyby materiálu či potrebu zvýšenia ceny. Objednávateľ je na oplátku povinný poskytnúť zhotoviteľovi potrebnú súčinnosť, dielo prevziať a zaplatiť dohodnutú cenu. Zhotoviteľ plne zodpovedá za to, že dielo má v čase odovzdania vlastnosti určené zmluvou, a v prípade ak má dielo zjavné vady objednávateľ ich musí  reklamovať bezodkladne pri prevzatí, inak riskuje stratu svojich práv.

Občianske združenie môže uzavrieť sprostredkovateľskú zmluvu, v ktorej sa sprostredkovateľ zaväzuje, že za odmenu zabezpečí pre združenie príležitosť na uzavretie určitej zmluvy, napríklad zabezpečí darcu, s ktorým združenie následne uzavrie darovaciu zmluvu. 

Povinnosť sprostredkovateľa je aktívne sa snažiť o to, aby združenie malo reálnu možnosť túto zmluvu uzavrieť. V prípade, ak bude sprostredkovateľ úspešný, má nárok na dohodnutú odmenu (províziu). Sprostredkovateľskú zmluvu pozná Občiansky zákonník aj Obchodný zákonník. 

V prípade občianskeho združenia, ktoré nemá živnostenské oprávnenie, sa bude uzavretá sprostredkovateľská zmluva spravovať Občianskym zákonníkom bez ohľadu na to, či je druhou zmluvnou stranou podnikateľ alebo fyzická osoba. Zmluvné strany sa môžu písomne dohodnúť na tom, že sa ich zmluvný vzťah bude spravovať Obchodným zákonníkom. 

Ak občianske združenie získalo oprávnenie podnikať, sprostredkovateľská zmluva sa bude spravovať Obchodným zákonníkom vtedy, ak bude uzavretá s iným podnikateľom a bude sa týkať práve „podnikateľskej“ činnosti združenia. Na to, aby bola zmluva platne uzavretá, sa vyžaduje dohoda na tom, aká zmluva sa bude obstarávať a za akú odmenu.  

Sprostredkovateľ je povinný aktívne sa pričiniť o uzavretie zmluvy pre združenie, pričom obe strany sú povinné navzájom si oznamovať všetky dôležité okolnosti, ktoré môžu toto rozhodnutie ovplyvniť. Záujemca je povinný zaplatiť dohodnutú odmenu len vtedy, ak bol výsledok dosiahnutý pričinením sprostredkovateľa (napríklad, sprostredkovateľ zoznámi zástupcov združenia s konkrétnym darcom), pričom sprostredkovateľovi náklady hradí iba v prípade, ak sa na tom výslovne dohodli.

Dobrovoľník vykonáva dobrovoľnícku činnosť na základe zmluvy o dobrovoľníckej činnosti uzatvorenej podľa zákona o dobrovoľníctve. Zákon rozlišuje situácie, kedy sa dobrovoľnícka činnosť vykonáva v cudzine a kedy na Slovensku. 

V prípade, že sa dobrovoľnícka činnosť nebude vykonávať v cudzine, môže byť zmluva aj ústna. Obsahom tejto ústnej dohody musí byť minimálne miesto, obsah a trvanie dobrovoľníckej činnosti. 

Ak bude dobrovoľník vykonávať dobrovoľnícku činnosť v cudzine, musí byť táto zmluva povinne písomná. Písomná zmluva musí obsahovať náležitosti špecifikované v zákone o dobrovoľníctve (t.j. identifikačné údaje zmluvných strán, miesto, obsah a trvanie dobrovoľníckej činnosti, materiálne zabezpečenie, ak bolo dohodnuté, a pod.).

Za dobrovoľníka mladšieho ako 18 rokov zmluvu uzatvára jeho zákonný zástupca. 

Upozorňujeme, že dobrovoľníkovi za jeho činnosť nepatrí odmena. Ak sa dobrovoľníkovi napriek tomu poskytne finančná odplata, združenie sa vystavuje riziku sankcií za nelegálne zamestnávanie. Na akékoľvek finančné či materiálne plnenia v prospech dobrovoľníkov treba nazerať veľmi opatrne. Zákon totiž povoľuje hradiť len reálne preukázateľné náklady na výkon činnosti, ako je cestovné, ubytovanie, strava, ktoré ale nesmú mať charakter skrytej mzdy za prácu. 

Ak dobrovoľník v danom roku „odpracoval“ minimálne 40 hodín, môže za určitých podmienok darovať vybranému prijímateľovi až 3 % zo svojej zaplatenej dane namiesto štandardných 2 %.

Zmluva o dobrovoľníctve sama osebe zvyčajne nezakladá povinnosť platiť daň z príjmov. Pokiaľ ide o skutočnú dobrovoľnícku činnosť bez nároku na odmenu, teda dobrovoľník nedostáva žiadne finančné plnenie, ktoré by bolo jeho „príjmom“. V takom prípade nevzniká zdaniteľný príjem ani dobrovoľníkovi a organizácii nevzniká povinnosť tento príjem zdaňovať alebo zrážať daň. 

Daňová povinnosť sa môže objaviť v momente, keď dobrovoľník začína dostávať finančné odmeny (nie len náhrady nákladov). V takom prípade už ide o príjem, ktorý treba zaradiť do príslušnej kategórie podľa zákona o dani z príjmov (napr. príjem zo závislej činnosti, príjem z podnikania alebo inej samostatnej činnosti, iný príjem). 

Náhrady preukázaných výdavkov, ako sú cestovné, stravné či ubytovanie, bývajú často posudzované odlišne, keďže podľa konkrétnych ustanovení zákona o dani z príjmov môžu byť za splnenia zákonných podmienok od dane oslobodené, ale vždy je potrebné posúdiť konkrétny prípad. Na tieto finančné plnenia je nutné nazerať veľmi opatrne, pretože tie nesmú mať charakter skrytej mzdy za prácu.

Zrážková daň je spôsob výberu dane, pri ktorom platiteľ príjmu (napríklad združenie alebo iná organizácia) pri výplate odmeny príjemcovi časť sumy zrazí ako daň a túto zrazenú sumu odvedie daňovému úradu. Organizácia je v takom prípade tzv. platiteľom dane „pri zdroji“ – zodpovedá za to, že daň správne vypočíta, zrazí a v zákonnej lehote odvedie, pričom je zároveň povinná podávať príslušné hlásenia a výkazy (napríklad Oznámenie o zrazení a odvedení dane alebo Prehľad o zrazených preddavkoch).

Zrážková daň sa uplatňuje pri presne vymedzených typoch príjmov podľa zákona o dani z príjmov (napr. niektoré odmeny zo závislej činnosti, licenčné príjmy, úroky a pod.). V určitých situáciách sa môže organizácia s dodávateľom dohodnúť, že zrážkovú daň nevyberie a dodávateľ si svoje daňové povinnosti sám vysporiada vo svojom daňovom priznaní. 

Združenie ako platiteľ dane, je povinné zrážkovú daň odviesť najneskôr do 15. dňa každého mesiaca, a to za predchádzajúci kalendárny mesiac, v ktorom bol príjem reálne vyplatený. V prípade odvodu preddavkov na daň z príjmov zo závislej činnosti, t. j. miezd zamestnancov, sa táto daň odvádza do piatich dní po dni výplaty mzdy.

Povinnosti v oblasti BOZP sa vzťahujú na každú osobu, ktorá sa s vedomím združenia zdržiava v jeho priestoroch alebo vykonáva činnosť v jeho mene, bez ohľadu na typ zmluvy. Združenie je povinné tieto osoby zrozumiteľne a preukázateľne oboznámiť s rizikami daného prostredia a zabezpečiť im bezpečné podmienky na výkon práce. 

Spolupracujúce osoby sú zasa povinné riadiť sa týmito pokynmi, dbať na vlastnú bezpečnosť a neohrozovať ostatných účastníkov. Ak to charakter činnosti vyžaduje (napr. pri manuálnych prácach či podujatiach), musia tiež používať dohodnuté ochranné prostriedky. V praxi to znamená, že aj pri mandátnej zmluve alebo dobrovoľníctve nesie združenie zodpovednosť za bezpečnostnú inštruktáž. 

Hlavným cieľom týchto opatrení je predísť úrazom a zabezpečiť, aby všetci zúčastnení vedeli, ako sa v konkrétnych situáciách správať bezpečne. Dodržiavanie týchto pravidiel chráni nielen zdravie osôb, ale aj samotné združenie pred právnymi následkami prípadných nehôd. 

Pri klasických zamestnancoch platí, že združenie je povinné plniť si povinnosti v oblasti BOZP aj vtedy, ak plnia pracovné úlohy mimo priestorov zamestnávateľa (napríklad formou domácej práce alebo na pracovnej ceste). 

Občianske združenie môže za určitých podmienok preplácať cestovné náhrady aj spolupracujúcim osobám. Podmienky sa líšia v závislosti od typu spolupráce. 

Dobrovoľníkom je možné poskytnúť cestovné náhrady na základe písomnej dohody v zmluve o dobrovoľníckej činnosti. Preplácanie cestovných náhrad je možné dohodnúť aj s osobou, ktorá plní úlohy pre občianske združenie, no nie je jeho zamestnancom ani s ním nemá uzatvorenú inú zmluvu (občianskoprávnu, obchodnoprávnu či autorskú). V oboch prípadoch je výška cestovných náhrad limitovaná zákonom o cestovných náhradách. 

Ak má spolupracujúca osoba so združením uzatvorenú inú ako dobrovoľnícku zmluvu, cestovné náhrady sa v zmysle zákona o cestovných náhradách neposkytujú. V týchto prípadoch je však možné dohodnúť náhradu výdavkov spolupracujúcej osoby a tiež spôsob ich predchádzajúceho schvaľovania priamo v príslušnej zmluve, resp. náhrada výdavkov sa nedohodne samostatne, ale bude zahrnutá v celkovej sume dohodnutej odmeny. V prípade, ak sa náhrada výdavkov dohodne samostatne v zmluve, je potrebné mať zdokumentovanú aj jej výšku (napríklad podľa skutočných nákladov), aby bolo možné zaznamenať tento výdavok v účtovníctve.

Nárok na dovolenku je typický pracovnoprávny inštitút a vzniká len osobám, ktoré sú v pracovnom pomere alebo v niektorých prípadoch pracujú na základe dohôd podľa Zákonníka práce. To znamená, že dovolenku zo zákona má zamestnanec, nie všeobecne každý spolupracovník. S čerpaním dovolenky u zamestnancov sú navyše spojené povinné mzdové nároky, pričom im za toto obdobie prináleží náhrada mzdy vo výške ich priemerného zárobku, ktorú v plnej výške hradí zamestnávateľ. 

Osoby, ktoré pre združenie pracujú na základe občianskoprávnych alebo obchodnoprávnych zmlúv (zmluva o dielo, príkazná, mandátna zmluva, zmluva o združení, zmluva o súčinnosti), ani dobrovoľníci nárok na dovolenku podľa Zákonníka práce nemajú. Združenie sa môže síce s nimi zmluvne dohodnúť na prestávkach, voľne alebo individuálnom režime čerpania „voľna“, ale ide o čisto zmluvné dojednanie, nie o zákonný nárok ako pri zamestnancoch. V zmluvách s týmito externými spolupracovníkmi by sa nemal používať režim obdobný dovolenke, resp. by sa nemalo dojednať voľno s finančnou náhradou. Riešením by mohla byť dohoda na určitom počte dní v roku, počas ktorých nebude dodávateľ povinný poskytovať svoje služby, pričom za tieto dni spolupracovníkovi neprináleží žiadna finančná odmena. 

preukázať, kto, kedy a na akých úlohách pracoval. V praxi sa využívajú najmä výkazy práce (timesheety), ktoré slúžia ako podklad na vyplatenie odmeny a musia obsahovať potvrdenie o vykonaní práce zo strany združenia. 

Pri dobrovoľníkoch je presná evidencia hodín a druhu činnosti ešte dôležitejšia, pretože umožňuje započítať hodnotu ich práce ako nefinančný vklad do grantových projektov. Zároveň je nevyhnutným podkladom pre vystavenie potvrdenia o dobrovoľníckej činnosti, ktoré môžu dobrovoľníci využiť na daňové účely alebo v rámci štúdia. 

Celá evidencia musí vždy priamo nadväzovať na predmet uzatvorenej zmluvy a musí byť vecne aj časovo overiteľná. Pre združenie je tento systém kľúčový najmä pri kontrolách zo strany daňového úradu alebo zo strany poskytovateľov dotácií, pričom chráni transparentnosť vynaložených zdrojov. 

Správna evidencia času umožňuje vypočítať odmenu spolupracujúcich osôb, je podkladom pre účtovníctvo združenia a zároveň uľahčuje vyhodnocovanie efektivity aktivít.

Občianske združenie môže prijímať faktúry od spolupracujúcich osôb najmä vtedy, keď ide o samostatných dodávateľov, napríklad živnostníkov alebo s.r.o. Faktúra musí obsahovať identifikačné údaje občianskeho združenia a dodávateľa, slovné a číselné označenie faktúry, jej dátum vyhotovenia, množstvo a druh dodaného tovaru alebo rozsah a druh dodanej služby, dátum dodania, peňažná suma a ďalšie údaje týkajúce sa DPH. 

Faktúra môže byť vystavená aj elektronicky, pričom na platiteľov DPH by sa mal vzťahovať režim povinnej e-fakturácie, v rámci ktorého bežný formát .pdf už nebude postačovať. 

Prílohou faktúry by mala byť aj evidencia času (napr. timesheet), ktorá preukazuje rozsah skutočne vykonanej práce. 

Ak osoba pracuje osobne podľa pokynov združenia a v režime podobnom zamestnaniu, nejde o fakturáciu, ale skôr o pracovnoprávny vzťah alebo dohodu. Pri autoroch a umelcoch treba posúdiť aj autorskú zmluvu a prípadnú zrážkovú daň. 

Pri zahraničných službách je dôležité najprv určiť, či je združenie na účely DPH zdaniteľnou osobou, pretože pri prijatí alebo dodaní služby do EÚ môže vzniknúť povinnosť registrácie podľa § 7a Zákona o DPH, samozdanenia alebo podania súhrnného výkazu. Zároveň registrácia podľa § 7 alebo § 7a ešte neznamená nárok na odpočítanie DPH. Pri platbách do zahraničia treba okrem DPH vždy preveriť aj možnú zrážkovú daň a pri faktúrach v cudzej mene správny prepočet na eurá.

Odpoveď na otázku sa líši v závislosti od typu zmluvy, na základe ktorej tieto osoby so združením spolupracujú. Pri zmluvách s podnikateľmi (živnostníci, umelci, obchodné spoločnosti) platí zmluvná voľnosť, čo znamená, že strany si môžu dohodnúť rozsah spolupráce, hodinovú odmenu a aj dodatočné práce nad pôvodne dohodnutý rozsah.

Kľúčové preto bude nastaviť si mechanizmus kontroly spolupracujúcich osôb, aby nedochádzalo k zneužívaniu tohto režimu, napríklad v podobe schvaľovania práce navyše, kontroly timesheetov a podobne. 

Iná situácia je pri zamestnancoch pracujúcich na pracovnú zmluvu, kde prácu nadčas možno nielen dohodnúť, ale aj nariadiť. Prácu nadčas možno nariadiť/dohodnúť len v prípadoch prechodnej a naliehavej zvýšenej potreby práce, alebo ak ide o verejný záujem, a to aj na čas povinného odpočinku medzi dvoma zmenami a aj na dni pracovného pokoja (t.j. víkend). Nemalo by ísť o pravidlo, ale o uspokojenie výnimočnej potreby združenia. Zákonník práce stanovuje na prácu nadčas výrazné limity. Platí, že práca nadčas nemôže presiahnuť v priemere 8 hodín týždenne počas obdobia štyroch po sebe nasledujúcich mesiacov. Zamestnávateľ môže zamestnancovi nariadiť prácu nadčas v rozsahu najviac 150 hodín ročne. Nad tento limit možno prácu nadčas so zamestnancom už iba dohodnúť. Celkový strop pre zamestnanca predstavuje 400 hodín ročne, t.j. max. 150 hodín nariadenej práce nadčas + max. 250 hodín dohodnutej práce nadčas. 

Za každú odpracovanú hodinu nadčas patrí zamestnancovi dosiahnutá hodinová mzda a príplatok vo výške 25 % jeho priemerného zárobku. Ak ide o zamestnanca vykonávajúceho rizikové práce, príplatok je minimálne 35 %. Zamestnávateľ sa môže so zamestnancom dohodnúť aj na čerpaní náhradného voľna, pričom v takom prípade mu príplatok nepatrí, no za čas voľna dostane náhradu mzdy. 

Ak združenie spolupracuje s osobou na základe dohody o vykonaní práce, dohody o pracovnej činnosti alebo dohody o brigádnickej práci študentov, takáto osoba môže pracovať iba v rámci limitov, ktoré stanovuje Zákonník práce. Napríklad pri dohode o vykonaní práce možno odpracovať iba 350 hodín za rok. Týmto osobám nemožno nariadiť ani s nimi dohodnúť prácu nadčas.

V určitých prípadoch je možné dohodnúť, že odmena za prácu nadčas v rozsahu 150 hodín ročne je už zahrnutá v základnej mzde. Uvedený postup je možný vo vzťahu  k týmto zamestnancom: 

1. vedúcim zamestnancom v priamej riadiacej pôsobnosti štatutárneho orgánu alebo člena štatutárneho orgánu, 
2. vedúcim zamestnancom, ktorí sú v priamej riadiacej pôsobnosti tohto vedúceho zamestnanca, 
3. zamestnancom, ktorí vykonávajú koncepčné, systémové, tvorivé alebo metodické činnosti, riadia, organizujú alebo koordinujú zložité procesy alebo rozsiahle súbory veľmi zložitých zariadení.

Pri neplnení zo strany spolupracujúcej osoby treba v prvom rade vychádzať z uzatvorenej zmluvy, ktorá by mala obsahovať jasne definovaný predmet plnenia, lehoty, sankcie (napríklad zmluvnú pokutu), podmienky odstúpenia od zmluvy a spôsob riešenia sporov. V prípade absencie konkrétnejších zmluvných dojednaní je potrebné zvážiť jednotlivé zákonné ustanovenia viažuce sa na konkrétny zmluvný typ (napríklad mandátnu zmluvu, sprostredkovateľskú zmluvu, zmluvu o dielo) a identifikovať príslušné možnosti nápravy. 

V prípade mandátnej zmluvy je mandatár povinný postupovať s odbornou starostlivosťou v súlade s pokynmi klienta a v jeho záujme. V prípade, ak by došlo k porušeniu týchto povinností zo strany spolupracujúcej osoby (mandatára) a združeniu by vznikla škoda, môže si ju uplatniť. 

Pri zmluvách podľa Obchodného zákonníka platí objektívna zodpovednosť za škodu, čo znamená, že osoba bude zodpovedať bez ohľadu na zavinenie. Mandatár taktiež zodpovedá za škodu na veciach, ktoré od združenia na zariadenie záležitosti prevzal. Rovnako aj sprostredkovateľ zodpovedá za škodu, ktorú spôsobil porušením svojich povinností. 

V prípade, ak sa zmluva riadi Občianskym zákonníkom, bude potrebné dokázať aj zavinenie na strane sprostredkovateľa. 

Pri zmluve o dielo sa okrem režimu zodpovednosti za škodu uplatní aj zodpovednosť za vady, kde zhotoviteľ diela musí identifikovanú vadu opraviť alebo poskytnúť zľavu z ceny, prípadne objednávateľ môže odstúpiť od zmluvy podľa závažnosti porušenia. Taktiež platí, že ak objednávateľ bol súčinný a zhotoviteľ napriek tomu dielo nevykonal, objednávateľ má nárok náhradu potrebných nákladov, ktoré mu tým vznikli. 

V prípade neplnenia si zmluvných povinností je štandardným postupom najprv písomná výzva na splnenie povinností v dodatočnej lehote a upozornenie na možné následky (napr. uplatnenie zmluvnej pokuty, odstúpenie od zmluvy). 

Ak ide o závažné alebo opakované porušenie zmluvy, môže združenie od zmluvy odstúpiť, čím sa zmluva spravidla zruší a združenie si môže zároveň uplatniť náhradu škody, ktorá mu vznikla (napr. vyššie náklady na náhradného dodávateľa, ušlý zisk). Ušlý zisk sa však na súdoch dokazuje ťažšie a súdy ho nie vždy aj uznajú. Toto môže byť problematické hlavne pre občianske združenia, ktoré zo svojej podstaty primárne negenerujú zisk. 

Ak si zmluvný partner združenia neplní peňažný záväzok, môže sa združenie obrátiť na súd a požiadať ho o vydanie tzv. platobného rozkazu. Ak sú na jeho vydanie splnené podmienky, súd aj bez vyjadrenia protistrany a nariadenia pojednávania prikáže zmluvnému partnerovi združenia, aby do 15 dní zaplatil svoj dlh. Ak ale v tejto lehote podá protistrana odpor, spor pokračuje na súde v „klasickom“ režime. 

Preventívnym riešením na ochranu pred nepredvídateľnými zmluvnými partnermi môže byť aj poistenie dôležitých kontraktov.